Datenschutz – Tierrettungsverein Ashanti

In dieser Erklärung steht, welche personenbezogenen Daten wir auf unserer Website und in der App des Vereins verarbeiten, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen sie gehen und wann wir sie löschen. Sie richtet sich nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Wer für diese Website verantwortlich ist

Tierrettungsverein Ashanti
Verein ohne Rechtspersönlichkeit (§ 54 BGB)
Klingerstraße 33
95615 Marktredwitz

Vertretungsberechtigt: Alexander Krauskopf
E-Mail: info@tierrettungsverein-ashanti.de

An diese Adresse richtet ihr alle Anliegen zum Datenschutz.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, weil die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 Abs. 1 BDSG bei uns nicht vorliegen. Für Fragen zum Datenschutz erreicht ihr uns unter der oben genannten Adresse.

3. Hosting und E-Mail

Diese Website wird bei der PHP-Friends GmbH in Deutschland betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage für den Einsatz ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

Auf diesem Server liegen auch die Datenbank mit den Angaben aus unseren Formularen, die Fotos zu Meldungen und die Sicherungskopien. E-Mails an unsere Adressen (…@tierrettungsverein-ashanti.de) laufen ebenfalls über diesen Anbieter.

4. Server-Logdateien

Beim Aufruf der Website erhebt der Server automatisch IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp und übertragene Datenmenge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb und die Abwehr von Angriffen.

Speicherdauer: Die Logdateien werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht. Länger bewahren wir sie nur auf, wenn ein konkreter Angriffs- oder Missbrauchsverdacht besteht — dann bis zur abschließenden Klärung des Vorfalls.

5. Schutz vor Missbrauch

Damit niemand unsere Formulare massenhaft benutzen kann – etwa um mit erfundenen Meldungen unsere Bereitschaft zu alarmieren –, zählen wir für jedes Formular, wie oft es von einem Anschluss aus benutzt wurde. Dafür speichern wir nicht die IP-Adresse selbst, sondern eine Prüfsumme, die aus der IP-Adresse und einem geheimen, zufällig erzeugten Zusatzwert gebildet wird. Das ist eine Pseudonymisierung: Ohne den Zusatzwert lässt sich aus der Prüfsumme keine IP-Adresse ablesen. Diese Zähler löschen wir nach Ablauf des jeweiligen Zeitfensters (wenige Minuten bis eine Stunde), spätestens nach einem Tag.

Dieselbe Prüfsumme speichern wir außerdem bei Notfall-, Giftköder-, Vermisst- und Fundmeldungen, bei Bewerbungen, Vermittlungsanfragen und Newsletter-Anmeldungen, um missbräuchliche Eingaben erkennen zu können. Sie wird mit den übrigen Angaben der jeweiligen Meldung oder Anmeldung gelöscht (Fristen in den Abschnitten unten).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz unserer Formulare und unserer Einsatzkräfte vor Missbrauch.

6. Kontaktformular und Anfragen per Formular

Wenn ihr uns über das Formular schreibt, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und eure Nachricht, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um die Anbahnung einer Mitgliedschaft oder Vermittlung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an der Beantwortung von Anfragen.

Dasselbe gilt für die Formulare „Patenschaft anfragen“ und „Ich möchte spenden“: Eure Angaben (je nach Formular Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Tier, Betrag, Verwendungszweck und Nachricht) gehen als E-Mail an uns. In der Datenbank der Website speichern wir sie nicht.

Speicherdauer: Wir löschen eure Anfrage spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung. Führt sie zu einem längeren Vorgang, gelten die dafür maßgeblichen Fristen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7. E-Mails, die die Website verschickt

Bestätigungen, Anmeldelinks, Warnungen, Erinnerungen und den Newsletter verschickt die Website mit der Absenderadresse website@tierrettungsverein-ashanti.de über den Mailserver unseres Hosters. Meldungen und Anfragen aus den Formularen schicken wir als E-Mail an unser Postfach info@tierrettungsverein-ashanti.de; habt ihr eine E-Mail-Adresse angegeben, steht sie darin als Antwortadresse, damit wir euch direkt antworten können.

Bilder in unseren E-Mails werden von unserem eigenen Server geladen, wenn ihr sie anzeigen lasst. Dabei verwenden wir keine persönlichen Kennungen und messen nicht, wer eine E-Mail geöffnet hat.

8. Lebenshof-Verzeichnis

Wer über das Formular einen Lebenshof anmeldet, übermittelt uns Name des Hofs, Anschrift, Kontaktdaten und eine Beschreibung. Wir speichern diese Angaben, um den Eintrag zu prüfen und — nach ausdrücklicher Einwilligung — im öffentlichen Verzeichnis anzuzeigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Empfänger: Freigegebene Einträge sind für jede Person im Internet sichtbar. Das ist die weitreichendste Weitergabe auf dieser Website — bitte bedenkt das, wenn ein Hof von einer Privatperson betrieben wird.

Speicherdauer: Freigegebene Einträge bleiben gespeichert, solange sie veröffentlicht sind. Nach Widerruf löschen wir den Eintrag binnen 14 Tagen. Nicht freigegebene Anmeldungen löschen wir spätestens drei Monate nach der Entscheidung.

Hilfe auf einem Lebenshof anbieten

Sucht ein Lebenshof helfende Hände, könnt ihr euch beim Gesuch melden. Wir speichern Name und E-Mail-Adresse sowie – freiwillig – Telefonnummer, Zeitraum und Nachricht. Die Angaben sehen nur der betreffende Hof in seinem Zugang und unser Verein; wir bekommen sie zusätzlich per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, eure Hilfe – wie von euch gewünscht – an den Hof zu vermitteln.

Speicherdauer: Ist die Sache erledigt, löschen wir eure Meldung ein Jahr danach. Endet das Gesuch, löschen wir es samt aller Meldungen ein Jahr nach seinem Ende. Meldungen, die nie als erledigt vermerkt werden, löschen wir spätestens zwei Jahre nach ihrem Eingang.

9. Notfallmeldungen und Standortdaten

Wer über den Notfallknopf meldet, übermittelt uns die Schilderung, die Dringlichkeit, die Tierart, Kontaktdaten (Name, Telefon, E-Mail – eine Nummer oder eine Adresse genügt), auf Wunsch den Hinweis, dass wir schreiben statt anrufen sollen, und — nur nach ausdrücklicher Freigabe im Browser — die Geokoordinaten des Fundorts mit ihrer Genauigkeit. Die Standortfreigabe ist freiwillig; ohne sie könnt ihr stattdessen eine Ortsbeschreibung eintippen. Habt ihr unserer Seite die Standortfreigabe schon früher dauerhaft erteilt, bestimmt euer Browser den Ort beim Öffnen des Formulars von selbst; an uns übermittelt wird er erst, wenn ihr die Meldung abschickt.

Zusätzlich speichern wir die Sprache, in der ihr gemeldet habt, die Kennung eures Browsers (User-Agent) und die Prüfsumme eurer IP-Adresse (Abschnitt 5).

Fotos: Nach dem Absenden könnt ihr innerhalb von zwei Stunden bis zu drei Fotos nachreichen. Wir drehen und verkleinern jedes Foto und speichern es neu; dabei fallen alle eingebetteten Zusatzdaten weg (EXIF), auch der Aufnahmeort. Gespeichert wird es unter einem zufälligen Namen außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses. Sehen können die Fotos nur angemeldete Mitglieder unseres Teams, die Einsätze sehen dürfen. Bitte fotografiert keine Personen und keine Autokennzeichen.

Schlechter Empfang: Bricht die Verbindung beim Absenden ab, behält die Seite eure Meldung samt Kontaktdaten im Speicher eures Browsers und schickt sie ab, sobald wieder Netz da ist. Danach wird die Kopie im Browser gelöscht.

Rechtsgrundlage ist eure Einwilligung, die ihr beim Absenden gebt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Geben wir eine Meldung an eine Tierarztpraxis, das Veterinäramt, die Polizei oder die Feuerwehr weiter, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, dem gemeldeten Tier zu helfen – das ist der Zweck unseres Vereins. Ist zugleich ein Mensch in Gefahr, kommt Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen) hinzu.

Empfänger: die diensthabende Bereitschaft unseres Vereins. Sie wird per Push-Nachricht alarmiert (Abschnitte 20 und 22); in dieser Nachricht stehen Kennzeichen, Dringlichkeit, Tierart und die Ortsangabe, nicht euer Name und eure Kontaktdaten. Je nach Lage geben wir die Meldung weiter an eine Tierarztpraxis, das Veterinäramt, die Polizei oder die Feuerwehr — ohne diese Weitergabe wäre in vielen Fällen keine Hilfe möglich.

Speicherdauer der Koordinaten: Die genauen Geokoordinaten werden gelöscht, sobald der Einsatz abgeschlossen ist – sie haben dann ihren Zweck erfüllt. Erhalten bleibt nur die grobe Ortsangabe (die Beschreibung, die ihr eingetippt habt, oder ersatzweise ein auf etwa zehn Kilometer gerundeter Punkt), damit der Einsatz in der Akte zuzuordnen bleibt.

Speicherdauer der übrigen Angaben: Kontaktdaten und Schilderung löschen wir zwölf Monate nach Abschluss des Einsatzes; dazu gehören auch die Browserkennung, die Prüfsumme der IP-Adresse und die nachgereichten Fotos. Wird ein Einsatz nie abgeschlossen, löschen wir sie spätestens 24 Monate nach der Meldung. Übrig bleibt ein Eintrag ohne Bezug zu euch (Kennzeichen, Zeitpunkt, Dringlichkeit, Tierart und grobe Ortsangabe). Diese Frist brauchen wir, um bei Rückfragen von Behörden, Tierärzten oder Meldenden den Einsatz noch belegen zu können. Führt ein Einsatz zu einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren, speichern wir bis zu dessen rechtskräftigem Abschluss. Die Einsatzakte, die wir zu einem Einsatz anlegen, enthält keine Kontaktdaten der meldenden Person und nur die grobe Ortsangabe.

Chronik und Einsatzbericht: Was unser Team während eines Einsatzes tut – Statuswechsel, Zuteilungen, Notizen –, halten wir mit Name, Rolle und Zeitpunkt in einer Chronik fest; sie ist Teil des Einsatzberichts. Den Bericht können wir als PDF ausfertigen, etwa für eine Tierarztpraxis, das Veterinäramt, die Polizei oder eine Versicherung; weitergegeben wird er nur, wenn es für den Einsatz oder ein Verfahren nötig ist. Jede Ausfertigung registrieren wir mit Nummer, Prüfcode, Prüfsumme der Datei und dem, der sie wann erstellt hat. Unter /bericht-pruefen kann jede Person mit Nummer und Prüfcode nachsehen, ob es eine Ausfertigung gibt; angezeigt werden nur Nummer, Aktenzeichen, Zeitpunkt und Seitenzahl, nie der Inhalt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, nachweisen zu können, wer im Einsatz was getan hat.

Speicherdauer: Die Notiztexte der Chronik und die gespeicherten PDF-Dateien löschen wir zusammen mit den Angaben der Meldung (oben). Wer wann was getan hat, bleibt in der Akte; das Register der Ausfertigungen bleibt, damit sich die Echtheit eines Berichts auch später noch prüfen lässt.

10. Meldung über den Notfallknopf eines Partnervereins

Andere Tierschutzvereine können auf ihrer Website einen Knopf zu unserem Notfallformular anbieten. Das ist ein gewöhnlicher Link: Bevor ihr ihn anklickt, erfahren wir nichts über euren Besuch auf der Website des anderen Vereins. Kommt ihr über diesen Link, geht eure Meldung an uns wie jede andere.

Der Partnerverein erfährt, dass über seinen Knopf eine Meldung kam – mit Kennzeichen, Zeitpunkt, Dringlichkeit, Tierart und Bearbeitungsstand, per E-Mail und in seinem Zugang bei uns, aber nichts über euch. Nur wenn ihr im Formular ausdrücklich ankreuzt, dass auch der Partnerverein eure Meldung sehen darf, zeigen wir ihm Ort, Schilderung und eure Kontaktdaten – nie per E-Mail, nur angemeldet in unserem internen Bereich, solange der Notfall läuft und sieben Tage danach, höchstens aber 30 Tage nach der Meldung. Rechtsgrundlage dafür ist eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihr könnt sie jederzeit mit einer kurzen Nachricht an uns widerrufen; was der Partnerverein bis dahin gesehen hat, verantwortet er selbst.

Speicherdauer: Den Vermerk, dass eine Meldung über einen Partnerknopf kam und ob ihr der Weitergabe zugestimmt habt, löschen wir nach zwölf Monaten. Kopiert wird nichts: Was wir an der Meldung löschen (Abschnitt 9), ist auch für den Partnerverein weg.

11. Telefonische Meldungen und Anrufdokumentation

Ruft ihr unsere Notfallnummer an, hält das Mitglied, das den Anruf annimmt, fest: wann der Anruf war, wer ihn angenommen hat, worum es ging (Art des Anliegens, Ort, die Antworten auf die Fragen aus unserem Gesprächsleitfaden), was veranlasst wurde und ob ein Rückruf nötig ist. Euren Namen, eure Telefonnummer und eure E-Mail-Adresse sowie den Wunsch, schriftlich statt telefonisch erreicht zu werden, notieren wir nur, wenn wir euch antworten sollen. Aus dem Anruf kann eine Notfall-, Giftköder- oder Vermisst-/Fundmeldung werden; dann gelten zusätzlich die Abschnitte dazu.

Die Einträge sehen die Mitglieder unseres Teams, die Einsätze sehen dürfen; eure Telefonnummer sehen nur das Mitglied, das den Anruf angenommen hat, der Telefondienst und die Einsatzleitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, euer Anliegen zu bearbeiten und später nachvollziehen zu können, was veranlasst wurde. Geht es um eine Mitgliedschaft oder Vermittlung, ist es Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse leeren wir sechs Monate nach dem Anruf, außer ein zugesagter Rückruf steht noch aus. Den Eintrag selbst löschen wir 24 Monate nach dem Anruf. Notizen zur Übergabe zwischen zwei Telefonschichten löschen wir nach 30 Tagen.

12. Giftköder-Warnungen

Wer einen Giftköder, eine Vergiftung, eine auffällige Beobachtung oder ausgelegte Scherben oder Fallen meldet, übermittelt uns: die Art des Funds, das Funddatum, den Ort (eine Beschreibung und – nur nach Freigabe im Browser – die Koordinaten mit ihrer Genauigkeit), eine Beschreibung, gegebenenfalls das betroffene Tier, ob eine Tierärztin oder ein Tierarzt aufgesucht und welche Behörde informiert wurde, freiwillig Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse samt dem Hinweis „bitte schreiben statt anrufen“ sowie bis zu drei Fotos. Dazu speichern wir die Prüfsumme der IP-Adresse (Abschnitt 5). Wer aus der App meldet, übermittelt statt der Formularangaben Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus seinem Konto; wir verknüpfen die Meldung mit dem Konto, damit sie unter „Meine Meldungen“ erscheint und in den ersten 48 Stunden Fotos nachgereicht werden können, solange wir die Meldung noch nicht angesehen haben.

Fotos verarbeiten wir wie in Abschnitt 9 beschrieben: gedreht, verkleinert, ohne eingebettete Zusatzdaten (EXIF) und damit ohne Aufnahmeort, unter einem zufälligen Namen. Unser Team kann einzelne Fotos entfernen und eigene ergänzen (etwa nach einem Besuch vor Ort), höchstens sechs je Meldung.

Prüfung und Veröffentlichung: Ungeprüft wird nichts öffentlich. Hält unser Team eine Meldung für glaubwürdig, veröffentlichen wir sie in einer von drei Stufen:

Verdacht – Art, Ort, Funddatum, Beschreibung und betroffenes Tier, deutlich als Verdacht gekennzeichnet, ohne Fotos, 14 Tage lang;
vom Verein bestätigt – dieselben Angaben und zusätzlich die Fotos, 60 Tage lang;
amtlich bestätigt – wie „vom Verein bestätigt“, dazu die Stelle, die den Fund bestätigt hat (Polizei, Ordnungsamt, Veterinäramt oder ein amtliches Untersuchungsamt), 60 Tage lang.

Nie veröffentlicht werden Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der meldenden Person, ihre Verknüpfung zum App-Konto und unsere internen Notizen. Die Lage zeigen wir öffentlich auf etwa 100 Meter gerundet; die genauen Koordinaten sieht nur unser Team. Vor der Bestätigung nehmen wir Fotos heraus, auf denen Personen, Autokennzeichen oder Hausnummern zu erkennen sind.

Jede öffentliche Warnung hat eine eigene Seite (/giftkoeder/G-…), die wir in unserem Seitenverzeichnis für Suchmaschinen aufführen; Suchmaschinen können sie deshalb finden und anzeigen. Endet die Sichtbarkeit, ist die Seite nicht mehr abrufbar. Wird eine Warnung öffentlich oder bestätigt, benachrichtigen wir Inhaberinnen und Inhaber eines Kontos „Mein Bereich“ in der Umgebung per E-Mail (Abschnitt 15), und die öffentlichen Warnungen stehen als offene Daten bereit (Abschnitt 13). Unser Team erfährt von jeder neuen Meldung per E-Mail an unser Postfach (mit allen Angaben) und per Push-Nachricht (nur Art und Ortsangabe, keine Kontaktdaten).

Rechtsgrundlage für die Speicherung eurer Angaben und für die Veröffentlichung von Ort, Datum, Beschreibung und Fotos ist eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Soweit eine Warnung Angaben über andere Menschen berührt – etwa weil der Fundort an ein Grundstück grenzt –, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ist, Tiere und ihre Halterinnen und Halter vor einer Gefahr zu warnen. Um die Interessen Dritter zu schützen, prüfen wir vor jeder Veröffentlichung, runden die Lage, entfernen erkennbare Personen und Kennzeichen und lassen jede Warnung nach der genannten Zeit ablaufen.

Speicherdauer: Die Meldung selbst – Art, Ort, Datum und Beschreibung – bewahren wir dauerhaft auf, weil ein früherer Fundort für die Nachbarschaft noch lange von Bedeutung ist; öffentlich steht sie nur in der oben genannten Zeit. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Prüfsumme der IP-Adresse und die Verknüpfung zum App-Konto löschen wir, sobald die Warnung nicht mehr öffentlich steht; bei Meldungen, die nie öffentlich wurden, zwölf Monate nach der Meldung. Die Fotos löschen wir mit dem Ende der Sichtbarkeit, bei nie bestätigten Meldungen zwölf Monate nach der Meldung.

13. Offene Daten

Damit Warnungen mehr Menschen erreichen, stellen wir die öffentlichen Giftköder-Warnungen unter /offene-daten als Datei zum Abrufen bereit (JSON und GeoJSON), zur freien Weiterverwendung unter der Lizenz CC BY 4.0. Enthalten sind nur Kennzeichen, Stufe, gegebenenfalls die bestätigende Stelle, Art, Datum, Ortsbeschreibung, die auf etwa 100 Meter gerundete Lage, das Ende der Sichtbarkeit und die Adresse der Warnungsseite. Nicht enthalten sind Angaben zur meldenden Person, Fotos und Beschreibungstexte.

Jede Person und jedes Programm kann diese Daten abrufen; Abrufende dürfen sie bis zu fünf Minuten zwischenspeichern. Endet eine Warnung, nehmen wir sie aus der Datei. Kopien, die andere vorher angelegt haben, können wir nicht zurückholen. Personenbezogene Daten sollen die offenen Daten nicht enthalten; soweit eine Ortsbeschreibung dennoch einen Bezug zu einer Person zulässt, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit demselben Interesse wie in Abschnitt 12. Gegen zu viele Abrufe schützt die Missbrauchsbremse aus Abschnitt 5.

14. Vermisste und gefundene Tiere

Wer ein Tier als vermisst, gefunden, in Obhut genommen oder tot aufgefunden meldet, übermittelt uns: Tierart, Name des Tiers, Rasse, Farbe, Größe, Geschlecht, Merkmale, Chipnummer, Halsband, Tag und Tageszeit, den Ort (eine Beschreibung und – nur nach Freigabe im Browser – die Koordinaten), bei Fundtieren den Verbleib, bis zu drei Fotos, Kontaktdaten (Name, Telefon, E-Mail) samt dem Hinweis „bitte schreiben statt anrufen“ sowie die Prüfsumme der IP-Adresse (Abschnitt 5).

Veröffentlichung: Eine Vermisst- oder Fundmeldung steht sofort öffentlich auf unserer Website, ohne vorherige Prüfung – wer ein Tier sucht, braucht noch am selben Abend Augen auf der Straße. Öffentlich sind alle Angaben zum Tier außer der Chipnummer, dazu Ort, Datum, Tageszeit, Verbleib und die Fotos – auf der Liste, auf unseren Ortsseiten und auf einer eigenen Seite je Meldung (/tiersuche/T-…), die wir in unserem Seitenverzeichnis für Suchmaschinen aufführen. Habt ihr keine Ortsbeschreibung eingetippt, zeigen wir stattdessen die Koordinaten auf etwa 100 Meter genau. Nie öffentlich sind eure Kontaktdaten und die Chipnummer: Wer sich auf eine Meldung meldet, meldet sich bei uns, und wir fragen nach, bevor wir jemanden zu einem Tier schicken. Fotos verarbeiten wir wie in Abschnitt 9 beschrieben (ohne eingebettete Zusatzdaten und Aufnahmeort).

Abgleich: Das Programm vergleicht Such- und Fundmeldungen miteinander (Tierart, Entfernung, Datum, Farbe, Merkmale, Geschlecht, Chipnummer) und schlägt unserem Team mögliche Treffer vor. Ob zwei Meldungen zusammengehören, entscheidet ein Mensch.

Rechtsgrundlage ist eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die ihr beim Absenden gebt.

Speicherdauer: Eine offene Meldung ist 120 Tage sichtbar. Danach blenden wir sie aus und löschen Kontaktdaten, Prüfsumme und Fotos. Ist eine Meldung erledigt oder ausgeblendet, löschen wir die Fotos 30 Tage und die Kontaktdaten 90 Tage nach dem Abschluss. Die Angaben zum Tier bleiben ohne Bezug zu euch erhalten, damit ein späterer Fund noch damit abgeglichen werden kann.

15. Kostenloses Konto „Mein Bereich“ und Warnungen per E-Mail

Unter /mein-bereich könnt ihr ein kostenloses Konto anlegen. Wir speichern eure E-Mail-Adresse, einen freiwilligen Vornamen für die Anrede, eure Postleitzahl und daraus die Mitte des zugehörigen Ortes (nicht eure Adresse), den gewählten Umkreis (10, 25, 40 oder 75 Kilometer), welche Kästen ihr seht und in welcher Reihenfolge, ob und ab welcher Stufe ihr Warnungen per E-Mail bekommen wollt, eure Sprache, die Fassung der Einwilligung sowie die Zeitpunkte von Anlage, Bestätigung und letzter Anmeldung (höchstens einmal am Tag aktualisiert).

Ein Passwort gibt es nicht: Angemeldet wird über einen Link, den wir per E-Mail schicken. Er gilt 60 Minuten, beim Anlegen des Kontos sieben Tage, und lässt sich nur einmal benutzen. Von Links und Sitzungen speichern wir nur eine Prüfsumme, nie den Link selbst. Nach der Anmeldung setzen wir ein Cookie (Abschnitt 33).

In „Mein Bereich“ zeigen wir euch die öffentlichen Giftköder-Warnungen und Vermisst- und Fundmeldungen in eurem Umkreis, Tierschutzvereine an eurer Postleitzahl und eure eigenen Meldungen – das sind die Giftköder- und Tiermeldungen, die mit derselben E-Mail-Adresse abgeschickt wurden (nur Kennzeichen, Art, Tag und Stand).

Warnungen per E-Mail: Habt ihr sie eingeschaltet, schicken wir euch eine E-Mail, sobald in eurem Umkreis eine Giftköder-Warnung öffentlich wird – wahlweise schon beim Verdacht oder erst, wenn sie bestätigt ist. Zu jeder Warnung bekommt ihr höchstens eine E-Mail; dafür merken wir uns, welche Warnung an welches Konto ging. Jede Warn-E-Mail enthält einen Link, mit dem ihr die Warnungen ohne Anmeldung abbestellen könnt.

Rechtsgrundlage ist eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihr widerruft sie, indem ihr das Konto in „Mein Bereich“ löscht oder die Warnungen abbestellt.

Speicherdauer: bis ihr das Konto löscht – dann sofort und vollständig. Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach sieben Tagen, Konten, mit denen sich 24 Monate niemand angemeldet hat, ebenfalls. Abgelaufene Links und Sitzungen löschen wir automatisch, die Vermerke über verschickte Warnungen nach zwölf Monaten.

16. Verzeichnis der Tierschutzvereine und Partnervereine

Tierschutzvereine können sich über ein Formular in unser Verzeichnis eintragen. Öffentlich – im Verzeichnis und auf den Ortsseiten ihrer Postleitzahlen – erscheinen nach unserer Prüfung Name, Rechtsform, Registergericht und Registernummer, Postleitzahl, Ort, Website, Beschreibung, die als öffentlich angegebene E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie das Gebiet. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Ansprechperson bleiben intern; wir verwenden sie für Rückfragen zum Eintrag. Bitte gebt als öffentliche Kontaktdaten möglichst Adressen des Vereins an, nicht private.

Ein Verein kann ein Partnerkonto bekommen. Darüber pflegt er seinen Eintrag (Änderungen erscheinen erst nach unserer Prüfung), kann einen Notfallknopf für seine Website erhalten (Abschnitt 10) und Beiträge für die Seite „Aus dem Netzwerk“ einreichen – Titel, Text, Bild, Vereinsname, Ort, öffentlicher Kontakt und Link –, die nach unserer Freigabe bis zu ihrem Ablaufdatum öffentlich stehen.

Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, die beim Eintragen gegeben wird (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wird sie widerrufen, nehmen wir den Eintrag aus dem Verzeichnis und löschen ihn.

Speicherdauer: solange der Eintrag besteht. Abgelehnte und zurückgezogene Einträge löschen wir drei Monate nach der Entscheidung, Anmeldungen, über die nicht entschieden wurde, nach zwölf Monaten. Auf Wunsch löschen wir sofort.

17. Hunde aus dem Ausland: Anfragen und Weitergabe ins Herkunftsland

Wer sich für einen unserer Hunde aus dem Ausland interessiert, übermittelt uns Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl, Ort, Wohnform, ob ein Garten vorhanden ist, Erfahrung mit Hunden, ob Kinder und andere Tiere im Haushalt leben, wie lange der Hund allein wäre, und eine Nachricht. Dazu speichern wir die Prüfsumme der IP-Adresse (Abschnitt 5). Wir bekommen die Anfrage per E-Mail, ihr eine Bestätigung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen vor einer Vermittlung, die ihr anfragt).

Weitergabe an die Organisation im Herkunftsland: Nur wenn ihr das ausdrücklich ankreuzt, schicken wir eure Anfrage per E-Mail auch an die Partnerorganisation, die den Hund vor Ort betreut – und zwar nur Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl, Ort und eure Nachricht, nicht eure Angaben zur Wohnsituation, zu Kindern, anderen Tieren oder dazu, wie lange der Hund allein wäre. Liegt die Organisation in der EU, im EWR oder in einem Land, für das die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat (Art. 45 DSGVO), gilt dort ein vergleichbarer Schutz. Liegt sie in einem anderen Land – bei Tierschutzhunden häufig etwa Serbien, Bosnien und Herzegowina oder die Türkei –, gibt es weder einen solchen Beschluss noch, soweit wir mit der Organisation keine Standardvertragsklauseln vereinbart haben, andere geeignete Garantien. Dann gelten dort nicht dieselben Datenschutzregeln wie hier: Eure Rechte lassen sich womöglich schwerer durchsetzen, und Behörden dort können unter Umständen auf die Daten zugreifen. Die Weitergabe stützt sich dann auf eure ausdrückliche Einwilligung nach diesem Hinweis (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihr könnt sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; bereits verschickte Angaben können wir nicht zurückholen.

Speicherdauer: bis zur Entscheidung über eure Anfrage; nach einer Absage löschen wir sie sechs Monate später, nach einer Zusage bewahren wir sie auf, solange die Vermittlung läuft, und löschen sie zusammen mit den Angaben zur Vermittlung (Abschnitt 18).

18. Tiere in unserer Obhut, Vermittlung und Kontrollen

Für jedes Tier, das wir in Obhut nehmen, führen wir eine Akte: Angaben zum Tier, woher es kommt, wo es gerade lebt (etwa bei welcher Pflegestelle), Gesundheit und Medikamente, Kosten, Fotos und ein Tagebuch, in das auch die Pflegestelle schreibt. Gibt jemand ein Tier bei uns ab oder findet es, kann bei der Herkunft ein Name stehen. Die Akte sehen nur die Mitglieder, die Schützlinge betreuen; eine Pflegestelle sieht in der App nur die Tiere, die gerade bei ihr sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um eure Mitarbeit als Pflegestelle oder im Verein geht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, die Tiere in unserer Obhut zu versorgen und nachvollziehen zu können, was mit ihnen geschah.

Vermitteln wir ein Tier, speichern wir zur neuen Halterin oder zum neuen Halter Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, eine Notiz, den unterschriebenen Schutzvertrag sowie die Berichte der Vor- und Nachkontrollen: die Antworten auf unsere Prüfliste, den Bericht, das Ergebnis, Datum, wer kontrolliert hat, und bis zu acht Fotos vom Platz des Tiers (ohne Menschen, verkleinert und ohne eingebettete Zusatzdaten). Nachkontrollen planen wir etwa zwei Wochen und drei Monate nach der Übergabe. Die Angaben sehen nur die Mitglieder, die Vermittlungen betreuen, und das Mitglied, dem eine Kontrolle zugeteilt ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (der Schutzvertrag und die Schritte davor, die ihr mit eurer Anfrage wünscht).

Speicherdauer: Endet eine Vermittlung ohne Übergabe, löschen wir Halterdaten, Berichte, Fotos und Vertrag sechs Monate danach. Wurde das Tier übergeben, bewahren wir sie drei volle Jahre nach dem Ende des Jahres auf, in dem die Vermittlung abgeschlossen wurde oder das Tier zu uns zurückkam – so lange können Ansprüche aus dem Schutzvertrag geltend gemacht werden (§§ 195, 199 BGB). Mit ihnen löschen wir die zugehörige Anfrage (Abschnitt 17). Das Tagebuch samt Fotos löschen wir zwei Jahre, nachdem das Tier unsere Obhut verlassen hat, Kostenposten nach acht vollen Jahren wie Buchungsbelege (Abschnitt 30). Die Angaben zum Tier selbst bleiben ohne Bezug zu euch erhalten.

19. Sachspenden-Wunschliste

Wer über die Wunschliste zusagt, etwas zu spenden, übermittelt uns Name, freiwillig eine E-Mail-Adresse, die Menge und eine Nachricht. Ist eine Zusage nach 14 Tagen noch offen und habt ihr eine E-Mail-Adresse angegeben, fragen wir einmal freundlich per E-Mail nach. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung eurer Zusage).

Speicherdauer: Ist die Sachspende eingetroffen oder storniert, löschen wir die Zusage drei Monate danach; eine offene Zusage, aus der nichts wird, spätestens zwölf Monate nach der Zusage. Entfernen wir einen Wunsch von der Liste, löschen wir alle Zusagen dazu sofort.

20. Benachrichtigungen für Einsatzkräfte

Mitglieder des Einsatzteams können auf ihren Geräten Push-Benachrichtigungen aktivieren. Dazu speichern wir die vom Browser erzeugte Abo-Adresse und die zugehörigen Verschlüsselungsschlüssel. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG, da dabei auf das Endgerät zugegriffen wird.

Daneben speichern wir die Kennung des Browsers und die Zeitpunkte der letzten erfolgreichen Zustellung. Ein Abonnement, das der Push-Dienst dauerhaft als ungültig zurückmeldet, löschen wir automatisch; im Übrigen gilt es bis zum Widerruf. Für die App gilt Abschnitt 22.

21. Benachrichtigungen für Besucherinnen und Besucher

Wer sich auf der Seite „Benachrichtigungen“ anmeldet, erhält eine Nachricht, sobald in der Umgebung ein Notfall gemeldet wird. Wir speichern dafür die Push-Adresse des Browsers, die Verschlüsselungsschlüssel, einen Schlüssel zum Abmelden, die Wahl „nur dringende Meldungen“ und — wenn freiwillig angegeben — den auf etwa einen Kilometer gerundeten Standort mit dem gewünschten Umkreis und den Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Zustellung. Wir speichern keinen Namen, keine E-Mail-Adresse und legen kein Konto an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

Speicherdauer: bis zum Widerruf. Ein Abonnement, das der Push-Dienst dauerhaft als ungültig zurückmeldet, löschen wir automatisch.

22. Empfänger der Push-Nachrichten und Übermittlung in Drittländer

Die Zustellung von Push-Nachrichten läuft technisch über den Push-Dienst des jeweiligen Browsers oder Betriebssystems. Das sind je nach Gerät: Google (Firebase Cloud Messaging), Apple (Apple Push Notification service), Mozilla oder Microsoft. Der Inhalt ist dabei Ende-zu-Ende verschlüsselt (RFC 8291) und für diese Anbieter nicht lesbar.

Für die Anbieter sichtbar bleiben jedoch Metadaten: die Abo-Adresse, die IP-Adresse eures Geräts sowie Zeitpunkt und Häufigkeit der Zustellung. Bei Google, Apple und Microsoft ist eine Übermittlung in die USA wahrscheinlich. Diese Unternehmen sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Grundlage der Übermittlung ist damit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 nach Art. 45 DSGVO.

Benachrichtigungen in der App des Vereins

Die App für Mitglieder empfängt Benachrichtigungen über Firebase Cloud Messaging, einen Dienst von Google. Dafür erzeugt die App auf dem Gerät eine Kennung (Firebase-Installations-ID und Push-Token); den Push-Token speichern wir zusammen mit Gerätename und Plattform beim Konto. Anders als im Browser verschlüsseln wir den Inhalt dieser Nachrichten nicht zusätzlich: Er ist auf dem Übertragungsweg verschlüsselt (TLS), für Google bei der Zustellung aber lesbar. Bei einem Notfall enthält er Kennzeichen, Dringlichkeit, Tierart und die Ortsangabe der Meldung – liegt keine Ortsbeschreibung vor, die Koordinaten –, bei anderen Hinweisen einen Titel und eine Zeile Text (zum Beispiel „Giftköder gemeldet“ mit der Ortsangabe), bei neuen App-Fassungen einen Hinweis darauf. Namen und Kontaktdaten meldender Personen enthält er nicht.

Google verarbeitet diese Daten nach eigenen Angaben weltweit, also auch in den USA. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Grundlage der Übermittlung ist der Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage für die Benachrichtigung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Alarmierung als Teil eurer Mitarbeit im Verein); der Zugriff auf das Gerät ist für die von euch gewünschte Benachrichtigung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Meldet ihr ein Gerät in der App ab oder läuft die Anmeldung ab, löschen wir den Push-Token.

23. Newsletter

Der Newsletter wird nur nach doppelter Bestätigung versendet: Nach der Anmeldung erhaltet ihr eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick speichern wir euch als Empfänger. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Jede Newsletter-Mail enthält einen Abmeldelink.

Speicherdauer: bis zur Abmeldung. Anmeldungen, die nie bestätigt wurden, löschen wir nach 30 Tagen. Zum Nachweis der Einwilligung protokollieren wir Anmeldezeitpunkt, Bestätigungszeitpunkt und die Prüfsumme der IP-Adresse (Abschnitt 5). Dieses Protokoll bewahren wir noch drei Jahre nach der Abmeldung auf, um eine wirksame Einwilligung im Streitfall belegen zu können (Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO, Verjährungsfristen §§ 195, 199 BGB). Die Versandliste einer verschickten Ausgabe löschen wir 30 Tage nach dem Versand.

24. Mitgliedsanträge und Bewerbungen

Wer sich über „Mitmachen“ bewirbt, übermittelt uns Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl, Ort, die gewünschte Aufgabe, Qualifikation, Führerschein, den Umkreis, in dem ihr helfen könnt, Verfügbarkeit, Erfahrung, Motivation und die Bestätigung, dass ihr volljährig seid. Tierärztinnen und Tierärzte geben zusätzlich ihre Approbation und die zuständige Kammer an und können die Urkunde als Datei (PDF oder Foto) hochladen; sie liegt außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses und ist nur für die Mitglieder abrufbar, die Bewerbungen bearbeiten. Dazu speichern wir die Prüfsumme der IP-Adresse (Abschnitt 5). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Mitgliedschafts- oder Mitarbeitsverhältnisses).

Speicherdauer: Bei einer Absage löschen wir die Bewerbung samt hochgeladener Urkunde sechs Monate nach der Entscheidung. Bei einer Zusage überführen wir die Angaben in ein Benutzerkonto; den Zugang bekommt ihr persönlich oder per E-Mail mit einem Erstpasswort, das nur wenige Tage gilt.

25. Mitgliedschaft im Verein

Wer Mitglied werden möchte, kann den Antrag auch online unter /mitgliedsantrag stellen. Wir verarbeiten dabei Vorname und Name, E-Mail-Adresse – oder, nur wenn ihr keine angebt, eure Anschrift –, freiwillig eine Telefonnummer, das Geburtsjahr (nicht das Geburtsdatum; es zeigt nur, ob ihr das Mindestalter erreicht und stimmberechtigt seid), die Art der Mitgliedschaft und gegebenenfalls einen höheren Beitrag, ob ihr ein Lastschriftmandat erteilen wollt (ohne Bankdaten – das Mandat kommt auf Papier), bei Minderjährigen die Zustimmung der Eltern und freiwillig, wobei ihr mithelfen möchtet. Über die Aufnahme entscheidet der Vorstand. Ihr bekommt eine Bestätigung per E-Mail, der Verein den Antrag per E-Mail an sein Postfach. Gegen Missbrauch zählen wir die Anträge wie in Abschnitt 5 beschrieben; eine Prüfsumme eurer IP-Adresse speichern wir beim Antrag nicht.

Für Mitglieder führen wir eine Mitgliederliste mit Mitgliedsnummer, Art, Eintritt und Ende der Mitgliedschaft, ein Beitragskonto (Jahresbeitrag, Zahlungen mit Datum, Betrag und Zahlungsweg, Erinnerungen und Mahnungen, Stundung oder Erlass) und – nur wenn es dazu kommt – die Unterlagen eines Ausschluss- oder Streichungsverfahrens (Vorwürfe, eure Stellungnahme, Begründung). Zu Mitgliederversammlungen laden wir per E-Mail ein, wer keine E-Mail-Adresse angegeben hat, per Brief. In der Versammlung halten wir die Anwesenheit mit Stimmrecht, die Beschlüsse und Wahlen fest; daraus entstehen das Protokoll und das Beschlussbuch des Vereins. Ein Protokollauszug mit den Namen der gewählten Vorstandsmitglieder geht an Stellen, die ihn verlangen, etwa an eine Bank bei der Kontoeröffnung und später an das Registergericht.

Die Mitgliederdaten sehen nur der Vorstand und, für die Beiträge, die Kasse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (eure Mitgliedschaft nach der Satzung); für die freiwilligen Angaben zur Mithilfe eure Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die ihr jederzeit widerrufen könnt. Beitragsaufzeichnungen bewahren wir auf, um Zahlungen nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO, soweit diese Pflicht für uns besteht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: solange die Mitgliedschaft besteht; danach bis zum Ende des dritten vollen Kalenderjahres (regelmäßige Verjährung, §§ 195, 199 BGB), dann kürzen wir den Eintrag auf Name, Mitgliedsnummer, Art und Zeitraum, solange die Beitragsaufzeichnungen aufbewahrt werden – zehn Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Zahlung. Abgelehnte Anträge löschen wir sechs Monate nach der Entscheidung. Protokolle, Beschlüsse und Wahlergebnisse bewahren wir dauerhaft als Dokumentation des Vereins auf.

26. Pflegestellen

Wer vorübergehend Tiere aufnimmt, bekommt von uns per E-Mail einen persönlichen Link. Darüber tragt ihr selbst ein und ändert später: Name, Telefonnummer, Postleitzahl, Ort, welche Tiere ihr aufnehmen könnt, wie viele Plätze, in welchem Zeitraum, eure Erfahrung und euer Umfeld. Dazu kommt eine interne Notiz von uns. Nichts davon ist öffentlich; die Angaben sehen nur die Mitglieder unseres Teams, die Tiere in Pflegestellen vermitteln. Der Link ist euer Schlüssel – bitte gebt ihn nicht weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (eure Mitarbeit als Pflegestelle).

Speicherdauer: solange ihr als Pflegestelle mitmacht. Beim Ausscheiden oder auf euren Wunsch löschen wir den Eintrag. Einladungen, auf die 180 Tage lang nichts eingetragen wurde, löschen wir automatisch.

Wer als Pflegestelle ein Konto in der App hat, sieht unter „Meine Pflegetiere“ die Tiere des Vereins, die gerade bei ihr sind, und schreibt ins Tagebuch (Abschnitt 18). Dort könnt ihr eure Mitarbeit auch selbst pausieren, auf Wunsch bis zu einem Datum; die Pause endet dann von selbst. Meldet ihr im Tagebuch, dass ein Tier Hilfe braucht, benachrichtigen wir unser Team per Push-Nachricht (Abschnitt 22) – mit dem Namen des Tiers und dem Anfang eures Eintrags, nicht mit euren Kontaktdaten.

27. Benutzerkonten im internen Bereich und App des Vereins

Für Menschen, die im Verein mitarbeiten – und für Lebenshöfe, Partnervereine und Pflegestellen, die einen eigenen Zugang bekommen –, führen wir ein Konto mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle, einem Hashwert des Passworts sowie den Zeitpunkten der letzten Anmeldung. Je nach Nutzung kommen hinzu: das Geheimnis für die Anmeldung in zwei Schritten und die Prüfsummen der Ersatzschlüssel, der Zeitpunkt der letzten Aktivität (höchstens einmal je Minute überschrieben, kein Verlauf), ob jemand gerade Bereitschaft hat, das selbst eingestellte Einsatzgebiet (ein Mittelpunkt, auf etwa 100 Meter gerundet, mit Umkreis; anderen Mitgliedern zeigen wir ihn auf etwa einen Kilometer gerundet), die Einträge im Bereitschaftsplan, Zusagen zu Terminen, persönliche Einstellungen und die angemeldeten Geräte der App. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Mit einem Häkchen, das die Person selbst wollen muss, zeigen wir Name, Funktion, eine kurze Vorstellung und ein Foto auf unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerrufbar).

Euer Name und eure Rolle stehen in der Chronik der Einsätze, an denen ihr mitwirkt, und damit auch in den Einsatzberichten (Abschnitt 9). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (eure Mitarbeit) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit der Einsätze).

Die App des Vereins fragt den Standort nur ab, wenn ihr dafür einen Knopf antippt (etwa beim Melden oder beim Einstellen des Einsatzgebiets); sie ortet niemanden im Hintergrund. Die Anmeldung in der App gilt 30 Tage. Damit die Notfallliste auch ohne Netz lesbar ist, legt die App den letzten Stand auf dem Gerät ab – ohne Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse meldender Personen; beim Abmelden wird diese Ablage gelöscht. Zu den Benachrichtigungen siehe Abschnitt 22.

Vertraulichkeit und Zugänge: Wer bei uns Zugang zu personenbezogenen Daten bekommt, wird auf die Vertraulichkeit verpflichtet; wir vermerken, wann und auf welche Fassung. Regelmäßig prüfen wir, wer welche Zugänge hat, und vermerken das Datum der Prüfung. Scheidet jemand aus, sperren wir das Konto, beenden alle Anmeldungen, nehmen die Person aus dem Bereitschaftsplan und pausieren eine Pflegestelle; jeder Schritt wird protokolliert (Abschnitt 31). Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 24 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO.

Speicherdauer: bis zum Ausscheiden aus dem Verein, danach spätestens sechs Monate. Den Vermerk über die Verpflichtung auf Vertraulichkeit bewahren wir drei Jahre nach dem Ende der Tätigkeit auf, um sie belegen zu können (Art. 5 Abs. 2 DSGVO), und löschen ihn dann automatisch. Einträge im Bereitschaftsplan löschen wir nach 400 Tagen, abgelaufene App-Anmeldungen automatisch.

28. Vereinsunterlagen

Satzung, Protokolle, Beschlüsse, Verträge, Vorlagen und Nachweise legen wir im internen Bereich ab, jede Unterlage nur für die Rollen, die sie brauchen. Protokolle und Verträge können Namen, Funktionen und Unterschriften von Mitgliedern und Vertragspartnern enthalten. Frühere Fassungen bleiben abrufbar, damit nachvollziehbar ist, was wann galt. Bei Unterlagen, die alle kennen sollen, vermerken wir, wer welche Fassung wann als gelesen bestätigt hat. Fotos und Scans speichern wir neu, ohne eingebettete Zusatzdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft und Mitarbeit nach der Satzung) und, soweit Unterlagen aufbewahrt werden müssen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Speicherdauer: solange eine Unterlage für den Verein gilt oder aufbewahrt werden muss; einzelne frühere Fassungen löschen wir auf Verlangen, wenn keine Pflicht entgegensteht. Lesebestätigungen löschen wir mit dem Konto.

29. Teilen-Leiste und persönliche Links

Unter vielen Seiten steht eine Leiste zum Weitersagen. Die Knöpfe für WhatsApp, Telegram, X und E-Mail sind gewöhnliche Links: Bevor ihr einen davon anklickt, erfährt keiner dieser Dienste, dass ihr bei uns wart; nach dem Klick gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Dienstes. Das Bild mit QR-Code zum Teilen entsteht in eurem Browser; den QR-Code liefert unser eigener Server. Wenn ihr einen Teilen-Knopf benutzt, zählen wir je Tag, Seite und Weg, wie oft geteilt wurde – ohne Bezug zu einer Person.

Mitglieder, die angemeldet teilen, verwenden einen persönlichen Link: An die Adresse wird ein zufälliger Code angehängt (?von=…), der nicht den Namen enthält. Wir zählen je Mitglied, wie oft es geteilt hat und wie viele Besuche und Klicks auf Spendenknöpfe über seine Links kamen, je Tag und Seite. Über die Besucherinnen und Besucher, die einem solchen Link folgen, speichern wir dabei nichts – keine IP-Adresse und kein Cookie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist zu sehen, welche Wege unsere Aufrufe verbreiten. Speicherdauer: 400 Tage.

30. Spenden und Buchhaltung

Wer spendet, wird von uns mit Name, gegebenenfalls Anschrift und E-Mail-Adresse, Betrag, Datum, Zahlungsweg, Verwendungszweck und gegebenenfalls der Nummer einer Zuwendungsbestätigung erfasst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche und vereinsrechtliche Aufzeichnungspflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für unsere Buchhaltung führen wir ein Kassenbuch. Darin steht bei jeder Buchung die Gegenpartei, also der Name der zahlenden oder bezahlten Person oder Firma; die Belege dazu bewahren wir außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses auf.

Speicherdauer: Aufzeichnungen bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO), Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO), jeweils gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Löschung auf Verlangen ist in dieser Zeit ausgeschlossen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Danach löschen wir die Angaben.

31. Protokollierung im Verwaltungsbereich

Änderungen im internen Bereich und Anmeldungen werden mitprotokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, wer was geändert hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Nachvollziehbarkeit und der Schutz vor Missbrauch. IP-Adressen werden dabei nie im Klartext gespeichert, sondern nur als Prüfsumme mit einem geheimen Zusatzwert (Abschnitt 5). Speicherdauer: zwölf Monate.

32. Sicherungskopien und Papierkorb

Wir sichern die Datenbank und die hochgeladenen Dateien regelmäßig. Die Sicherungen liegen auf dem Server unseres Hosters außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses; wir behalten die vierzehn neuesten und löschen ältere automatisch. Was wir löschen, bleibt deshalb noch so lange in den Sicherungen, bis diese ersetzt sind. Was im internen Bereich von Hand gelöscht wird, liegt 30 Tage in einem Papierkorb, damit sich ein versehentliches Löschen rückgängig machen lässt; Löschungen nach Fristablauf und auf Verlangen gehen nicht in den Papierkorb. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Datenverlust zu vermeiden (vgl. Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO).

33. Cookies und Speicher im Browser

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken und bindet keine Inhalte Dritter ein. Sie speichert nur dann etwas auf eurem Gerät, wenn es für eine Funktion unbedingt nötig ist, die ihr ausdrücklich nutzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

Sitzungscookie im internen Bereich: wird beim Aufruf des internen Bereichs gesetzt, um angemeldete Personen wiederzuerkennen. Die Anmeldung gilt höchstens zwölf Stunden; beim Abmelden löschen wir die Sitzung.
Cookie „sprache“: nur, wenn ihr über die Sprachauswahl eine Sprache wählt. Es enthält nur das Kürzel der Sprache und gilt ein Jahr.
Cookie „tf_sitzung“: nur nach der Anmeldung in „Mein Bereich“ (Abschnitt 15). Es enthält eine zufällige Kennung, gilt 90 Tage und wird nur auf Seiten unter /mein-bereich mitgeschickt. Beim Abmelden und beim Löschen des Kontos wird es entfernt.
Notfallmeldung ohne Netz: Kommt eine Notfallmeldung beim Absenden nicht durch, bleibt sie bis zum erfolgreichen Versand im Speicher eures Browsers (Abschnitt 9).
Formulareingaben: Beim Kontakt- und beim Patenschaftsformular merkt sich der Browser eure Eingaben nur für diesen Tab, damit sie nach einer Fehlermeldung nicht verloren sind; sie gehen dabei nicht an uns und werden beim nächsten Aufruf gelöscht. Ebenso bleibt der Schlüssel zum Nachreichen von Notfallfotos nur für diesen Tab gespeichert.
Offline-Ablage: Damit das Notfallformular auch bei schlechtem Empfang aufgeht, legt der Browser beim Aufruf der Notfallseite unsere Seiten und Dateien in einer Ablage auf dem Gerät ab (Service Worker) – nur, was wir ausliefern, nichts, was ihr eintippt.

Soweit wir dabei personenbezogene Daten verarbeiten, ist Rechtsgrundlage die jeweils im Abschnitt zur Funktion genannte, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Funktionsfähigkeit der Website). Weil alle diese Speicherungen unbedingt erforderlich sind, erscheint auf dieser Seite kein Cookie-Banner.

34. Zählung der Seitenaufrufe

Um zu erfahren, ob unsere Seiten gefunden werden, zählen wir auf unserem eigenen Server je Tag, wie oft jede Seite aufgerufen wurde, woher die Aufrufe kamen (eine Suchmaschine, ein soziales Netzwerk, eine andere Website oder direkt) und wie oft Suchmaschinen-Roboter da waren. Gespeichert werden nur diese Tageszahlen – keine IP-Adresse, keine Gerätekennung, kein Cookie und kein Verlauf einzelner Personen; angemeldete Mitglieder zählen nicht mit. Dazu wertet der Server beim Aufruf die Herkunftsadresse und die Browserkennung aus, ohne sie zu speichern. Es findet keine Reichweitenmessung durch Dritte statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, unser Angebot auffindbar zu machen. Die Tageszahlen löschen wir nach 400 Tagen.

35. Schriftarten, Karten und Verweise auf andere Dienste

Alle Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Anbietern. Die Deutschlandkarte im Lebenshof-Verzeichnis ist eine statische Grafik auf unserem Server; es werden keine Kartendienste Dritter eingebunden und keine Besucherdaten an Kartenanbieter übertragen. Rechtsgrundlage für beides ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einheitliche Darstellung ohne Datenabfluss).

Verweise auf andere Websites – etwa auf OpenStreetMap, um die Lage einer Warnung anzusehen, oder die Teilen-Knöpfe (Abschnitt 29) – sind gewöhnliche Links. Erst wenn ihr einen anklickt, baut euer Browser eine Verbindung zu dem anderen Anbieter auf; dann gilt dessen Datenschutzerklärung. Beim Kartenlink einer Giftköder-Warnung übergeben wir nur die auf etwa 100 Meter gerundete Lage.

Ändern sich unsere öffentlichen Seiten, können wir das Suchmaschinen über den Dienst IndexNow mitteilen. Dabei übertragen wir nur die Adressen unserer eigenen Seiten, keine Daten über Besucherinnen und Besucher.

36. Seid ihr verpflichtet, eure Daten anzugeben?

Nein. Die Bereitstellung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, und ihr seid nicht verpflichtet, sie bereitzustellen. Alle Angaben in unseren Formularen sind freiwillig. Ohne sie können wir allerdings die jeweilige Leistung nicht erbringen:

Kontakt-, Patenschafts-, Spenden- und Mitmach-Formular: Ohne E-Mail-Adresse können wir nicht antworten.
Newsletter und Konto „Mein Bereich“: Ohne E-Mail-Adresse ist kein Versand und keine Anmeldung möglich; für „Mein Bereich“ brauchen wir außerdem eure Postleitzahl.
Notfallmeldung: Ohne Beschreibung und ohne Telefon oder E-Mail können wir weder helfen noch nachfragen. Der Standort ist zusätzlich freiwillig; alternativ könnt ihr eine Adresse eintippen.
Giftköder-, Vermisst- und Fundmeldung: Ohne Ort und Beschreibung ist die Meldung für niemanden nützlich; ohne Kontaktdaten können wir nicht nachfragen.
Lebenshof-Anmeldung und Eintrag ins Vereinsverzeichnis: Ohne die abgefragten Angaben können wir den Eintrag nicht prüfen und nicht veröffentlichen.
Anfrage zu einem Hund und Zusage auf der Wunschliste: Ohne eure Angaben können wir die Vermittlung beziehungsweise die Sachspende nicht abwickeln.
Übernahme eines Tiers: Ohne Name, Anschrift und Kontaktdaten können wir keinen Schutzvertrag schließen und keine Kontrolle vereinbaren.

37. Widerruf von Einwilligungen

Soweit wir Daten auf Grundlage eurer Einwilligung verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), könnt ihr diese jederzeit formlos widerrufen — per E-Mail an uns, beim Newsletter über den Abmeldelink in jeder E-Mail, bei Benachrichtigungen über den Knopf auf der Seite „Benachrichtigungen“ oder den Abmeldelink in jeder Nachricht, beim Konto „Mein Bereich“ durch Löschen des Kontos oder über den Abbestell-Link in jeder Warn-E-Mail.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Ein Hinweis zu Notfallmeldungen: Ein Widerruf wirkt nur für die Zukunft. Ist der Einsatz bereits eingeleitet, dürfen wir die zur Durchführung und Dokumentation nötigen Daten bis zum Abschluss weiter verarbeiten.

Ein Hinweis zu Veröffentlichungen: Widerruft ihr die Einwilligung zu einer Giftköder-, Vermisst- oder Fundmeldung, nehmen wir sie von unserer Website und aus den offenen Daten. Was Suchmaschinen oder Dritte bis dahin übernommen haben, können wir nicht zurückholen.

38. Widerspruchsrecht — bitte beachten

Ihr habt das Recht, aus Gründen, die sich aus eurer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung eurer Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht. Bei uns betrifft das: Hosting und Server-Logdateien, den Schutz vor Missbrauch, die Bearbeitung von Anfragen und Anrufen, die Weitergabe von Notfallmeldungen an Tierarztpraxen und Behörden, Angaben über andere Menschen in veröffentlichten Warnungen und in den offenen Daten, die Vermittlung von Hilfe auf Lebenshöfen, die Akten der Tiere in unserer Obhut, die Zählung von Teilen-Aktionen und Seitenaufrufen, Sicherungskopien und die Protokollierung im Verwaltungsbereich.

Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die eure Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Ein Widerspruch genügt formlos per E-Mail an die oben genannte Adresse.

39. Eure weiteren Rechte

Ihr habt das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

40. Beschwerderecht

Ihr habt das Recht, euch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung eurer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — insbesondere bei der Behörde eures gewöhnlichen Aufenthaltsorts, eures Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Für uns zuständig ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Postanschrift: Postfach 1349, 91504 Ansbach
Telefon: +49 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Website: www.lda.bayern.de

41. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO ein. Der Abgleich von Vermisst- und Fundmeldungen (Abschnitt 14) ist ein Vorschlag für unser Team; entschieden wird von Menschen.

42. Verschlüsselung

Die Website wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS ausgeliefert.

43. Stand

Stand dieser Datenschutzerklärung: 16. Oktober 2026. Ändern sich unsere Verarbeitungen, passen wir sie an.